Setiap tahun, pemilik PKS kecil mengemukakan soalan yang sama: “Bagaimana saya hendak menghantar akaun perniagaan?” Dalam zaman digitalisasi ini, ramai PKS kecil sudah berjualan dalam talian, menerima bayaran secara digital, dan menjalankan perniagaan yang sah. Tetapi ironinya, ramai yang masih tidak mempunyai sistem perakaunan yang teratur. Rekod perniagaan paling konsisten yang mereka ada selalunya hanya penyata bank.
Jawapan biasa sentiasa sama: “Anda perlu guna sistem perakaunan.” Jawapan itu betul dari segi teknikal, tetapi ia tidak menyelesaikan masalah sebenar. Ramai perniagaan kecil telah beroperasi bertahun-tahun tanpa sistem, dan mereka masih sibuk berjualan, membeli stok, membayar pembekal, menguruskan bayaran balik, mengawal aliran tunai, serta menyelesaikan masalah harian perniagaan.
Apabila jawapan itu tidak berubah, hasilnya juga tidak berubah. Ramai yang masih tidak menghantar langsung. Bukan kerana mereka enggan mematuhi peraturan, tetapi beban kerja klerikal terlalu berat. Mereka bukan sahaja bergelut dengan kerja-kerja dokumen, tetapi juga dengan kelangsungan hidup, aliran tunai, jualan, operasi, kakitangan, platform, pembekal, dan tekanan perniagaan setiap hari.
Di sinilah saya melihat AI boleh memainkan peranan yang sangat praktikal untuk PKS. Bukan sebagai butang ajaib, bukan pengganti akauntan, dan bukan jalan pintas untuk mengelak pematuhan. AI perlu menjadi jambatan antara rekod berasaskan penyata bank yang tidak teratur dan data kewangan yang tersusun, boleh disemak, dan sedia untuk ditinjau oleh akauntan.
Dalam salah satu projek dalaman kami, saya melihat bagaimana AI boleh menyokong penyediaan kewangan melalui pendekatan sistem berpisah:
Sistem berpisah: setiap bidang kewangan dilaksanakan sebagai aliran kerja yang berasingan, seperti jualan, bayaran balik, pembelian, perbelanjaan, pinjaman, aset, inventori, pergerakan pemilik, dan pemindahan dalaman.
Pengsegmentasian: urus niaga diklasifikasikan berdasarkan makna perniagaan sebenar, bukan hanya perihalan bank.
Garis panduan kawalan: peraturan pratetap menghalang AI daripada meneka, terutamanya untuk pokok pinjaman, bayaran balik, deposit tetap, pemindahan dalaman, dan urus niaga yang tidak jelas.
Penghalaan pintar: setiap urus niaga dihala ke tempat yang betul - Untung & Rugi, Kunci Kira-kira, jadual sokongan, atau senarai semakan manusia.
Perkara pentingnya ialah begini: aliran kerja AI sebegini tidak semestinya memerlukan model premium, infrastruktur mahal, atau sistem yang berjalan 24 jam sehari. Dengan sistem berpisah, proses hanya dilaksanakan apabila diperlukan, dan model AI dipanggil mengikut tugas tertentu. Ini menjadikannya lebih cekap kos, lebih terkawal, dan lebih realistik untuk PKS kecil.
Dengan pendekatan ini, lebih ramai PKS kecil mungkin akhirnya mempunyai laluan realistik untuk mengisytiharkan perniagaan mereka dengan betul, terutamanya jika laporan berasaskan tunai yang tersusun dan disediakan dari penyata bank boleh diterima sebagai titik permulaan, disokong oleh semakan yang wajar. Pematuhan tidak seharusnya direka bentuk hanya untuk PKS yang sudah mempunyai sistem sempurna. Ia juga mesti mencipta laluan praktikal untuk PKS yang masih bermula daripada penyata bank. Bagi saya, inilah peluang sebenar: menggunakan sistem berpisah berbantuan AI untuk membantu PKS menjadi lebih teratur, lebih patuh, dan lebih yakin.
