Setiap tahun, keluhan yang sama sampai ke telinga saya daripada usahawan PKS kecil: “Macam mana nak hantar akaun perniagaan saya?” Dalam era digital ini, ramai usahawan sudah berniaga dalam talian, menerima pembayaran secara digital, dan menjalankan perniagaan yang benar-benar hidup. Tetapi ironinya, kebanyakan daripada mereka masih tidak mempunyai sistem perakaunan yang kemas. Rekod perniagaan yang paling konsisten mereka ada seringkali hanya penyata bank.
Jawapan lazim yang mereka terima sentiasa sama: “Kena guna sistem perakaunan.” Secara teknikal, jawapan itu betul. Tetapi ia tidak menyelesaikan masalah sebenar. Ramai usahawan kecil sudah menjalankan perniagaan bertahun-tahun tanpa sistem, dan mereka masih sibuk menjual, membeli stok, membayar pembekal, mengurus refund, mengawal tunai, serta menyelesaikan masalah harian perniagaan.
Apabila jawapan tidak berubah, keputusan juga tidak berubah. Ramai yang akhirnya tidak menghantar sama sekali. Bukan kerana mereka enggan patuh, tetapi beban kerja pentadbiran terlalu berat. Mereka bukan sahaja bergelut dengan kertas kerja, tetapi juga dengan kelangsungan hidup perniagaan, aliran tunai, jualan, operasi, pekerja, platform, pembekal, dan tekanan harian yang tidak pernah berhenti.
Ini adalah ruang di mana saya percaya AI boleh memainkan peranan yang sangat praktikal untuk PKS. Bukan sebagai butang ajaib, bukan untuk menggantikan akauntan, dan bukan jalan pintas untuk mengelak pematuhan. AI seharusnya menjadi jambatan yang membawa rekod berasaskan penyata bank yang kucar-kacir kepada data kewangan yang tersusun, boleh disemak, dan sedia untuk akauntan.
Dalam salah satu projek dalaman kami di AINNA, saya meneroka bagaimana AI boleh menyokong penyediaan kewangan melalui pendekatan detached system:
Detached system: setiap bidang kewangan berfungsi sebagai aliran kerja yang berasingan, seperti jualan, refund, pembelian, perbelanjaan, pinjaman, aset, inventori, pergerakan pemilik, dan pemindahan dalaman.
Segmentation: transaksi diklasifikasikan berdasarkan makna perniagaan yang sebenar, bukan sekadar huraian penyata bank.
Guardrails: peraturan pra-tetap menghalang AI daripada meneka, terutamanya bagi pinjaman pokok, refund, deposit tetap, pemindahan dalaman, dan transaksi yang tidak jelas.
Smart routing: setiap transaksi dihala ke tempat yang betul - Untung & Rugi, Lembaran Imbangan, jadual sokongan, atau senarai semakan manusia.
Yang penting untuk difahami: aliran kerja AI seperti ini tidak semestinya memerlukan model premium, infrastruktur mahal, atau sistem yang berjalan 24 jam sehari. Dengan detached system, proses hanya berjalan apabila diperlukan, dan model AI dipanggil hanya untuk tugas tertentu. Ini menjadikannya lebih cekap kos, lebih terkawal, dan lebih realistik untuk PKS kecil.
Dengan pendekatan ini, lebih ramai usahawan PKS kecil akhirnya mempunyai laluan yang realistik untuk mengisytiharkan perniagaan mereka dengan betul, terutamanya jika laporan berasaskan tunai yang tersusun dan disediakan dari penyata bank boleh diterima sebagai titik permulaan, disokong oleh semakan yang sewajarnya. Pematuhan tidak seharusnya direka bentuk hanya untuk PKS yang sudah mempunyai sistem sempurna. Ia mesti juga mencipta laluan praktikal untuk PKS yang masih bermula dari penyata bank. Bagi saya, inilah peluang sebenar: menggunakan detached system dibantu AI untuk membantu PKS menjadi lebih tersusun, lebih patuh, dan lebih yakin.
