Setiap tahun, pemilik PKS kecil bertanya soalan yang sama: bagaimana nak menghantar akaun perniagaan? Dalam era digitalisasi ini, ramai PKS kecil sudah menjual dalam talian, menerima bayaran secara digital, mengurus penerimaan stok, dan menjalankan perniagaan yang sebenar. Tetapi ironinya, ramai yang masih tidak mempunyai sistem perakaunan yang betul. Rekod perniagaan yang paling konsisten mereka seringkali hanya penyata bank.
Jawapan biasa sentiasa sama: “Gunalah sistem perakaunan.” Jawapan itu secara teknikal betul, tetapi tidak menyelesaikan masalah sebenar. Ramai perniagaan kecil sudah beroperasi bertahun-tahun tanpa sistem, sambil masih sibuk menjual, membeli stok, membayar pembekal, menguruskan bayaran balik, mengurus aliran tunai, dan menyelesaikan masalah operasi harian.
Apabila jawapan tidak pernah berubah, keputusan juga tidak berubah. Ramai di antara mereka masih tidak menghantar sama sekali. Bukan kerana enggan mematuhi, tetapi beban kerja pembukuan terlalu berat. Mereka bukan sahaja bergelut dengan kertas kerja, malah juga dengan kelangsungan hidup perniagaan, aliran tunai, jualan, operasi, kakitangan, platform, pembekal, dan tekanan harian.
Dari perspektif operasi logistik, di sinilah AI boleh memainkan peranan yang sangat praktikal untuk PKS. Bukan sebagai butang ajaib, bukan pengganti akauntan, dan bukan jalan pintas untuk mengelakkan pematuhan yang wajar. AI sepatutnya menjadi jambatan antara rekod berasaskan penyata bank yang berterabur dan data kewangan yang tersusun, boleh disemak, dan sedia untuk akauntan.
Untuk salah satu projek dalaman kami di AINNA, saya meneroka bagaimana AI boleh menyokong penyediaan kewangan melalui pendekatan sistem detached:
Sistem detached: setiap bidang kewangan berjalan sebagai aliran kerja berasingan, seperti jualan, bayaran balik, pembelian, perbelanjaan, pinjaman, aset, inventori, pergerakan pemilik, dan pemindahan dalaman.
Segmentasi: urus niaga diklasifikasikan berdasarkan maksud perniagaan yang sebenar, bukan sekadar perihalan bank.
Penghadang: peraturan yang ditetapkan menghalang AI daripada meneka, terutamanya untuk pokok pinjaman, bayaran balik, deposit tetap, pemindahan dalaman, dan urus niaga yang tidak jelas.
Penghalaan pintar: setiap urus niaga dihala ke tempat yang betul - Untung & Rugi, Penyata Kedudukan Kewangan, jadual sokongan, atau senarai semakan manusia.
Perkara penting ialah: aliran kerja AI seperti ini tidak semestinya memerlukan model premium, infrastruktur mahal, atau sistem yang berjalan 24 jam sehari. Dengan sistem detached, proses hanya berjalan apabila diperlukan, dan model AI dipanggil mengikut tugas tertentu. Ini menjadikannya lebih cekap kos, lebih terkawal, dan lebih realistik untuk PKS kecil.
Dengan pendekatan ini, lebih ramai PKS kecil akhirnya mempunyai laluan realistik untuk mengisytiharkan perniagaan mereka dengan betul, terutamanya jika laporan berasaskan tunai yang tersusun dan disediakan dari penyata bank boleh diterima sebagai titik permulaan, disokong oleh semakan yang wajar. Pematuhan tidak seharusnya direka bentuk hanya untuk PKS yang sudah mempunyai sistem sempurna. Ia mesti juga mencipta laluan praktikal untuk PKS yang masih bermula dari penyata bank. Bagi saya, inilah peluang sebenar: menggunakan sistem detached yang disokong AI untuk membantu PKS menjadi lebih teratur, lebih patuh, dan lebih yakin.
