Di AINNA, kami sering melihat pemprosesan penyata bank disalahanggap sebagai tugas pengekstrakan data semata-mata. Nilai sebenarnya muncul selepas transaksi dibersihkan, dikategorikan, dan diringkaskan menjadi input yang tersusun.
Langkah seterusnya yang saya fokuskan dalam merekabentuk sistem ini ialah menggunakan AI untuk mencadangkan Carta Akaun (COA) daripada ringkasan transaksi yang telah dikategorikan. Berbanding membenarkan AI membaca penyata bank mentah terus, sistem perlu melalui satu pipeline pembersihan - mengumpulkan transaksi mengikut kategori, kata kunci, pedagang, dan corak tingkah laku - sebelum menghantar ringkasan berstruktur ke AI.
Pendekatan ini lebih praktikal kerana data bank mentah biasanya terlalu bising. Huraian transaksi tidak konsisten, nama pedagang berubah-ubah, dan tujuan pembayaran tidak selalu jelas. Apabila AI bekerja daripada ringkasan berstruktur, output menjadi lebih fokus, lebih terkawal, dan lebih mudah untuk diaudit.
Contohnya, transaksi berkaitan pengiklanan boleh dipetakan kepada Advertising & Pemasaran Expense. Pembayaran kurier dan penghantaran boleh dipetakan kepada Delivery atau Fulfillment Expense. Yuran bank boleh dipetakan kepada Bank Charges. Manakala transaksi yang kabur tidak sepatutnya dipaksa masuk ke akaun sewenang-wenangnya; ia perlu diletakkan dalam Suspense atau Review untuk semakan manual.
Prinsip asasnya mudah: AI mencadangkan, sistem mengesahkan, dan manusia meluluskan.
AI tidak boleh dibenarkan mencipta akaun perakaunan secara bebas tanpa kawalan. Tanpa guardrails, Carta Akaun boleh menjadi kucar-kacir, berulang, dan tidak konsisten. Sebuah sistem yang baik perlu menyemak sama ada akaun serupa sudah wujud, memaparkan skor keyakinan (keyakinan score), dan mengalihkan transaksi yang tidak pasti untuk semakan manual.
Ini membentuk aliran kerja perakaunan yang lebih kemas - satu rantaian data dari penyata bank, ke kategori transaksi, ke ringkasan, ke pemetaan COA, dan akhirnya ke jurnal draf.
Bagi PKS, aliran kerja sebegini amat berguna. Ramai perniagaan kecil masih bergantung kepada penyata bank sebagai rekod kewangan utama. Mengubah data itu kepada format perakaunan berstruktur boleh mengurangkan kerja manual, meningkatkan konsistensi, dan memudahkan pengurusan laporan kewangan.
Matlamatnya bukan membiarkan AI 'melakukan perakaunan' tanpa panduan. Pendekatan yang lebih baik ialah meletakkan AI pada titik yang betul dalam aliran kerja, disokong oleh peraturan pengesahan, penyekat (guardrails), dan langkah kelulusan.
Beginilah cara automasi perakaunan menjadi realistik - bukan sihir, tetapi terstruktur, terkawal, dan boleh diaudit.
