Kebanyakan penjual kecil dalam pasaran dalam talian sering tanya soalan yang sama setiap tahun: ‘Macam mana nak hantar akaun perniagaan?’ Dalam era digitalisasi ini, ramai PKS e-dagang sudah berjualan di platform dalam talian, menerima bayaran secara digital, dan menjalankan perniagaan yang sahih. Tapi ironinya, ramai yang masih tidak ada sistem perakaunan yang betul. Rekod perniagaan yang paling konsisten mereka ada biasanya hanya penyata bank - sementara data jualan, refund, dan stok tercerai-berai dalam dashboard marketplace.
Jawapan biasa sentiasa sama: ‘Kena guna sistem perakaunan.’ Jawapan itu teknikalnya betul, tapi tidak menyelesaikan masalah sebenar. Ramai perniagaan kecil dah beroperasi bertahun-tahun tanpa sistem, dan mereka masih sibuk mengurus listing, membeli stok, membayar supplier, memantau prestasi iklan, menangani refund, menjaga cash flow, dan menyelesaikan masalah harian.
Jadi bila jawapan tidak pernah berubah, hasilnya pun tidak berubah. Ramai yang masih tidak hantar langsung. Bukan sebab mereka enggan patuh, tapi beban kerja dokumen terlalu berat. Mereka bukan sahaja bergelut dengan kertas kerja, tapi juga survival, cash flow, jualan, operasi, staff, platform, supplier, dan tekanan perniagaan harian.
Ini di mana saya rasa AI boleh memainkan peranan yang sangat praktikal untuk PKS e-dagang. Bukan sebagai butang ajaib, bukan sebagai pengganti akauntan, dan bukan jalan pintas untuk mengelak pematuhan yang sewajarnya. AI sepatutnya menjadi jambatan antara rekod bersepah berasaskan penyata bank dan data kewangan yang tersusun, boleh disemak, dan sedia untuk akauntan.
Untuk salah satu projek dalaman kami, saya meneroka bagaimana AI boleh menyokong penyediaan kewangan menggunakan pendekatan sistem terpisah (detached system):
Sistem terpisah: setiap bidang kewangan berjalan sebagai workflow berasingan, seperti jualan, refund, pembelian, perbelanjaan, pinjaman, aset, inventori, pergerakan pemilik, dan pemindahan dalaman.
Segmentasi: transaksi diklasifikasikan berdasarkan makna perniagaan sebenar, bukan hanya penerangan bank.
Pagar keselamatan (guardrails): peraturan pratetap menghalang AI daripada meneka, terutamanya untuk pokok pinjaman, refund, deposit tetap, pemindahan dalaman, dan transaksi yang tidak jelas.
Penghalaan pintar (smart routing): setiap transaksi dihala ke tempat yang betul - Profit & Loss, Lembaran Imbangan, jadual sokongan, atau senarai semakan manusia.
Perkara pentingnya ialah: workflow AI seperti ini tidak semestinya memerlukan model premium, infrastruktur mahal, atau sistem yang berjalan 24 jam sehari. Dengan sistem terpisah, proses hanya berjalan bila diperlukan, dan model AI dipanggil berdasarkan tugas tertentu. Ini menjadikannya lebih cekap dari segi kos, lebih terkawal, dan lebih realistik untuk PKS kecil.
Dengan pendekatan ini, lebih ramai PKS kecil akhirnya ada laluan realistik untuk mengisytiharkan perniagaan mereka dengan betul, terutamanya jika laporan berasaskan tunai yang tersusun disediakan dari penyata bank boleh diterima sebagai titik permulaan, disokong oleh semakan yang sewajarnya. Pematuhan tidak sepatutnya direka bentuk hanya untuk PKS yang sudah ada sistem sempurna. Ia mesti juga mencipta laluan praktikal untuk PKS yang masih bermula dari penyata bank. Bagi saya, ini adalah peluang sebenar: menggunakan sistem terpisah bantuan AI untuk membantu PKS menjadi lebih teratur, lebih patuh, dan lebih yakin.
