Kebanyakan pemilik PKS kecil bertanya soalan yang sama setiap tahun: "Macam mana nak hantar akaun perniagaan?" Dalam era digitalisasi ini, ramai PKS kecil sudah menjual dalam talian, menerima bayaran digital, dan menjalankan perniagaan sebenar. Tetapi ironinya, ramai daripada mereka masih tidak mempunyai sistem perakaunan yang betul. Rekod perniagaan paling konsisten mereka selalunya hanya penyata bank.
Jawapan biasa sentiasa sama: "Kena guna sistem perakaunan." Jawapan itu betul dari segi teknikal, tetapi tidak menyelesaikan masalah sebenar. Ramai perniagaan kecil sudah beroperasi bertahun-tahun tanpa sistem, dan mereka masih sibuk menjual, membeli stok, membayar pembekal, mengurus refund, mengawal aliran tunai, dan menyelesaikan masalah perniagaan harian.
Jadi apabila jawapan tidak pernah berubah, hasilnya juga tidak berubah. Ramai masih tidak mengisytiharkan langsung. Bukan kerana enggan patuh, tetapi beban kerja klerikal terlalu berat. Mereka bukan sahaja bergelut dengan kertas kerja, tetapi juga dengan kelangsungan, aliran tunai, jualan, operasi, kakitangan, platform, pembekal, dan tekanan perniagaan harian.
Di sinilah saya percaya AI boleh memainkan peranan sangat praktikal untuk PKS. Bukan sebagai butang ajaib, bukan pengganti akauntan, dan bukan jalan pintas untuk mengelak pematuhan yang betul. AI patut menjadi jambatan antara rekod berasaskan penyata bank yang berselerak dan data kewangan berstruktur yang boleh disemak dan sedia untuk akauntan.
Untuk salah satu projek dalaman kami, saya meneroka bagaimana AI boleh menyokong penyediaan kewangan menggunakan pendekatan detached system:
Detached system: setiap bidang kewangan berjalan sebagai aliran kerja berasingan jualan, refund, pembelian, perbelanjaan, pinjaman, aset, inventori, pergerakan pemilik, dan pemindahan dalaman.
Segmentation: transaksi diklasifikasi berdasarkan maksud perniagaan sebenar, bukan hanya huraian bank.
Guardrails: peraturan ditetapkan menghalang AI meneka, terutamanya untuk prinsipal pinjaman, refund, deposit tetap, pemindahan dalaman, dan transaksi tidak jelas.
Smart routing: setiap transaksi dihantar ke tempat yang betul Profit & Loss, Baki Sheet, jadual sokongan, atau senarai semakan manusia.
Perkara penting: aliran kerja AI sebegini tidak sentiasa memerlukan model premium, infrastruktur mahal, atau sistem yang berjalan 24 jam. Dengan detached system, proses hanya berjalan apabila diperlukan, dan model AI dipanggil berdasarkan tugasan tertentu. Ini menjadikannya lebih menjimatkan kos, lebih terkawal, dan lebih realistik untuk PKS kecil.
Dengan pendekatan ini, lebih ramai PKS kecil akhirnya mungkin mempunyai laluan realistik untuk mengisytiharkan perniagaan dengan betul terutamanya jika laporan asas tunai berstruktur yang disediakan dari penyata bank boleh diterima sebagai permulaan, disokong semakan yang betul. Pematuhan tidak patut direka hanya untuk PKS yang sudah mempunyai sistem sempurna. Ia mesti juga mencipta laluan praktikal untuk PKS yang masih bermula dari penyata bank. Bagi saya, inilah peluang sebenar: menggunakan detached system bantuan AI untuk membantu PKS menjadi lebih teratur, lebih patuh, dan lebih yakin.
